Privacybeleid en beveiliging

2. Contactpersonen bij KOMPAN’s B2B-klanten, leveranciers, distributeurs en andere zakenpartners

In deze paragraaf wordt het beleid van KOMPAN beschreven voor de verwerking van persoonsgegevens die worden verzameld van eigenaren van eenmanszaken of contactpersonen van B2B-klanten, leveranciers, distributeurs en andere zakenpartners van KOMPAN die samenwerken met KOMPAN.

2.1          Verwerkingsverantwoordelijke

Tenzij anders vermeld, is de entiteit bij KOMPAN waarmee uw bedrijf (of uw werkgever) een overeenkomst heeft, samenwerkt of correspondeert, de verantwoordelijke voor de verwerking met betrekking tot de verzamelde persoonsgegevens.

2.2          Verzamelen van persoonsgegevens

KOMPAN kan de volgende persoonsgegevens verzamelen, verwerken en opslaan:

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer en soortgelijke identificerende informatie
• Individuele informatie zoals voorkeurstalen
• Organisatorische informatie zoals bedrijfsnaam, bedrijfsadres, functie, werkgebied, primaire werkplek en land
• Contractuele informatie zoals inkooporders, facturen, contracten en soortgelijke overeenkomsten tussen uw bedrijf (of werkgever) en KOMPAN, die uw contactgegevens kunnen bevatten
• Financiële informatie, zoals betalingsvoorwaarden, bankrekeninggegevens en kredietwaardigheid

Dergelijke informatie kan rechtstreeks door u worden verstrekt (voornamelijk via e-mails en andere correspondentie) of door derden, zoals uw werkgever.

Persoonsgegevens over u worden verzameld in een of meer van de volgende gevallen:

• Wanneer uw bedrijf of het bedrijf waarin u werkzaam bent een overeenkomst aangaat met KOMPAN, inclusief het afnemen van door KOMPAN aangeboden producten of diensten
• Wanneer u interesse hebt getoond in de producten of diensten van KOMPAN, bijvoorbeeld door KOMPAN uw visitekaartje te geven
• Wanneer u instemt met het ontvangen van de nieuwsbrief van KOMPAN
• Wanneer u samenwerkt of communiceert met KOMPAN 

2.3          Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden verzameld voor de volgende doeleinden:

• In het algemeen om de samenwerking te plannen, uit te voeren en te beheren, met inbegrip van eventuele contracten  
• Administratie, zoals het verwerken van betalingen (met inbegrip van de inning van openstaande facturen), het beoordelen van de kredietwaardigheid, het verrichten van boekhoudkundige, audit- en factureringsactiviteiten, verzending en levering, en ondersteunende diensten
• Nieuwsbrieven en soortgelijke marketingcommunicatie
• Afhandeling van door u ingediende verzoeken
• Algemene mededelingen
• Ontwikkeling van producten en diensten
• Statistieken en analyse

Naleving en regelgevende doeleinden, zoals het voldoen aan onze verplichtingen inzake wetgeving en naleving om illegale activiteiten te voorkomen

Geschillenbeslechting

De verwerking van uw persoonsgegevens is in sommige gevallen noodzakelijk voor de uitvoering van een contract dat tussen KOMPAN en u of uw werkgever is gesloten, bijv. bij de afhandeling van bestellingen, administratie van samenwerking, gebruikersaccounts en profielen (artikel 6, lid 1, sub b van de Algemene verordening gegevensbescherming).

Daarnaast kan de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd zijn op ons legitieme belang om marketingactiviteiten uit te voeren (waarvoor geen toestemming vereist is), klantenservice te verlenen, vragen en andere verzoeken af te handelen, de solvabiliteit te waarborgen, geschillen te beslechten, onze producten en diensten te ontwikkelen en te evalueren, en statistieken en analyses uit te voeren (artikel 6, lid 1, sub f van de Algemene verordening gegevensbescherming).

De verwerking van uw persoonsgegevens door KOMPAN kan in sommige gevallen ook noodzakelijk zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals onze verplichting om illegale activiteiten te voorkomen (artikel 6, lid 1, sub c van de Algemene verordening gegevensbescherming).

KOMPAN gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend om u productinformatie, nieuwsbrieven en ander marketingmateriaal toe te sturen via e-mail als u daarvoor vooraf uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven, tenzij de toepasselijke wetgeving het ons toelaat om zonder die toestemming contact met u op te nemen (artikel 6, lid 1, sub a van de Algemene verordening gegevensbescherming).

2.4          Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden gedurende 2 jaar na het einde van de samenwerking bewaard. De gegevens kunnen echter langer in geanonimiseerde vorm worden bewaard.

Persoonsgegevens in boekhoudkundige bescheiden, met inbegrip van documentatie over bestellingen, worden na het einde van het boekjaar gedurende 7 jaar bewaard en daarna gewist. De bewaartermijn wordt vastgesteld op basis van de bewaareisen in artikel 52(4) van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en dit gebeurt derhalve om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving (artikel 6, lid 1, sub c van de Algemene verordening gegevensbescherming).

Bewijsstukken van uw toestemming voor marketing worden bewaard gedurende 2 jaar vanaf de datum waarop u uw toestemming voor het ontvangen van direct marketing-materiaal hebt ingetrokken. De bewaartermijn wordt bepaald op basis van het legitieme belang van KOMPAN om te kunnen aantonen dat direct marketing heeft plaatsgevonden in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving (artikel 6, lid 1, sub f van de Algemene verordening gegevensbescherming).

3. B2C-klanten (consumenten)

In deze paragraaf wordt het beleid van KOMPAN beschreven voor de verwerking van persoonsgegevens die worden verzameld door klanten die consumenten zijn.

3.1          Verwerkingsverantwoordelijke

Tenzij anders vermeld, is de entiteit bij KOMPAN waarmee u een overeenkomst hebt of correspondeert, de verantwoordelijke voor de verwerking met betrekking tot de verzamelde persoonsgegevens.

3.2          Verzamelen van persoonsgegevens

KOMPAN kan de volgende persoonsgegevens verzamelen, verwerken en opslaan:

• Naam, e-mailadres, telefoonnummer en soortgelijke identificerende informatie
• Individuele informatie zoals voorkeurstalen
• Contractuele informatie zoals inkooporders, facturen en dergelijke
• Financiële informatie zoals betalingsinformatie, rekeninginformatie en betalingswijze

Persoonsgegevens over u worden verzameld in een of meer van de volgende gevallen:

Wanneer u een overeenkomst aangaat met KOMPAN, met inbegrip van de aankoop van door KOMPAN aangeboden producten of diensten

Wanneer u instemt met het ontvangen van de nieuwsbrief van KOMPAN

Wanneer u communiceert met KOMPAN 

3.3          Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden verzameld voor de volgende doeleinden:

• Verwerking van uw bestelling
• Administratie, zoals het verwerken van betalingen (met inbegrip van de inning van openstaande facturen), het verrichten van boekhoudkundige, audit- en factureringsactiviteiten, verzending en levering, en ondersteunende diensten
• Nieuwsbrieven en soortgelijke marketingcommunicatie
• Uitvoering van door u gedane verzoeken
• Algemene mededelingen
• Ontwikkeling van producten en diensten
• Statistieken en analyse
• Geschillenbeslechting

De verwerking van uw persoonsgegevens is in sommige gevallen noodzakelijk voor de uitvoering van een contract dat tussen KOMPAN en u, bijv. bij de afhandeling van bestellingen (artikel 6, lid 1, sub b van de Algemene verordening gegevensbescherming).

Daarnaast kan de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd zijn op ons legitieme belang om marketingactiviteiten uit te voeren (waarvoor geen toestemming vereist is), klantenservice te verlenen, vragen en andere verzoeken af te handelen, geschillen te beslechten, onze producten en diensten te ontwikkelen en te evalueren, en statistieken en analyses uit te voeren (artikel 6, lid 1, sub f van de Algemene verordening gegevensbescherming).

KOMPAN gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend om u productinformatie, nieuwsbrieven en ander marketingmateriaal toe te sturen via e-mail als u daarvoor vooraf uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven, tenzij de toepasselijke wetgeving het ons toelaat om zonder die toestemming contact met u op te nemen (artikel 6, lid 1, sub a van de Algemene verordening gegevensbescherming).

3.4          Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden over het algemeen 5 jaar bewaard vanaf de laatste aankoop/activiteit. De verwijderingstermijn wordt bepaald op basis van ons legitieme belang om de klant een dienst te kunnen verlenen en eventuele rechtsvorderingen af te handelen (artikel 6, lid 1, sub f van de Algemene verordening gegevensbescherming).

Persoonsgegevens in boekhoudkundige bescheiden, met inbegrip van documentatie over bestellingen, worden na het einde van het boekjaar gedurende 7 jaar bewaard en daarna gewist. De bewaartermijn wordt vastgesteld op basis van de bewaareisen in artikel 52(4) van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en dit gebeurt derhalve om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving (artikel 6, lid 1, sub c van de Algemene verordening gegevensbescherming).

Bewijsstukken van uw toestemming voor marketing worden bewaard gedurende 2 jaar vanaf de datum waarop u uw toestemming voor het ontvangen van direct marketing-materiaal hebt ingetrokken. De bewaartermijn wordt bepaald op basis van het legitieme belang van KOMPAN om te kunnen aantonen dat direct marketing heeft plaatsgevonden in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving (artikel 6, lid 1, sub f van de Algemene verordening gegevensbescherming).

4. Ongevallenrapportage

In deze paragraaf wordt het beleid van KOMPAN beschreven voor de verwerking van persoonsgegevens die worden verzameld in het kader van de ongevallenrapportage.

4.1          Verwerkingsverantwoordelijke

KOMPAN BV

Langestraat 37A

6624 AA  Heerewaarden

Nederland

 T: +31 (0)418-681468

 E: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

4.2          Verzamelen van persoonsgegevens

KOMPAN kan de volgende persoonsgegevens verzamelen, verwerken en opslaan:

• Bestelnummer, jaar van verslaglegging en registratienummer van het verslag
• Informatie over de gewonde persoon, waaronder naam, geslacht, leeftijd, beschrijving van het ongeval, datum van het ongeval, gevolgen van het ongeval en of de gewonde persoon een medische behandeling heeft ondergaan in verband met het ongeval.
• Informatie over getuigen, waaronder naam en type getuige
• Foto’s, medische attesten, inspectierapporten en andere informatie die u ons verstrekt in verband met het rapport
• Naam, e-mailadres en telefoonnummer van de melder

Persoonsgegevens worden verzameld in een of meer van de volgende gevallen:

• Wanneer er ongevallen worden gemeld
• In verband met verdere correspondentie over ongevallen

4.3          Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden verzameld voor de volgende doeleinden:

• Afhandeling van rechtsvorderingen als gevolg van ongevallen met betrekking tot KOMPAN-producten
• Ongevallenpreventie
• Verbetering en ontwikkeling van producten
• Statistieken en analyse

De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons legitieme belang bij het afhandelen van rechtsvorderingen, het voorkomen van ongevallen, het verbeteren en ontwikkelen van producten, evenals ons legitieme belang bij het uitvoeren van statistieken en analyses (artikel 6, lid 1, sub f van de Algemene verordening gegevensbescherming).

De verwerking van gezondheidsgegevens vindt plaats met het oog op het vaststellen, handhaven of verdedigen van rechtsvorderingen (artikel 9, lid 2, sub f en artikel 6, lid 1, sub f van de Algemene verordening gegevensbescherming).

4.4          Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden 10 jaar bewaard. De gegevens kunnen echter langer in geanonimiseerde vorm worden bewaard.

5. Contactpersonen in verband met aanbestedingen

In deze paragraaf wordt het beleid van KOMPAN beschreven voor de verwerking van persoonsgegevens die worden verzameld in het kader van aanbestedingen.

5.1          Verwerkingsverantwoordelijke

Tenzij anders vermeld, is de entiteit bij KOMPAN die een offerte indient in het kader van een aanbesteding, de verantwoordelijke voor de verwerking met betrekking tot de verzamelde persoonsgegevens.

5.2     Verzamelen van persoonsgegevens

KOMPAN kan de volgende persoonsgegevens verzamelen, verwerken en opslaan:

Naam, e-mailadres, telefoonnummer en soortgelijke identificerende informatie

Organisatorische informatie zoals werkplek, functie, werkgebied, primaire werkplek en land

Dergelijke informatie kan rechtstreeks door u worden verstrekt (voornamelijk via e-mails en andere correspondentie) of door derden, zoals uw werkgever.

Persoonsgegevens over u worden verzameld in een of meer van de volgende gevallen:

• Wanneer uw werkgever uw gegevens aan KOMPAN verstrekt in het kader van een aanbesteding
• Wanneer u communiceert met KOMPAN 

5.3          Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden verzameld voor de volgende doeleinden:

• Om KOMPAN in staat te stellen een offerte in te dienen in het kader van de betreffende aanbesteding
• Algemene mededelingen
• Geschillenbeslechting

De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons legitieme belang om respectievelijk offertes uit te brengen in het kader van een aanbesteding, met u te communiceren in het kader van de aanbesteding en geschillen te behandelen, bijv. wanneer er vermoedens zijn die ertoe leiden dat er opnieuw moet worden aanbesteed (artikel 6, lid 1, sub f van de Algemene verordening gegevensbescherming).

5.4          Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden gedurende 2 jaar na afronding van de aanbesteding bewaard. De bewaartermijn wordt bepaald op basis van ons legitieme belang om rechtsvorderingen te kunnen definiëren, verdedigen of afdwingen (artikel 6, lid 1, sub f van de Algemene verordening gegevensbescherming).

6. Gebruik van afbeeldingen

Wij gebruiken afbeeldingen en video’s (“afbeeldingen”) in verschillende contexten, onder meer voor promotie- en marketingmateriaal, zoals advertenties, flyers, brochures, maar ook voor onze websites en als onderdeel van onze socialmediaprofielen (bijv. Facebook, LinkedIn en Twitter). Afbeeldingen kunnen ook worden opgenomen in presentaties, artikelen of in andere branchecontexten.

Wij vragen uw toestemming voor het gebruik van afbeeldingen voor zover wij dit nodig achten (artikel 6, lid 1, sub a van de Algemene verordening gegevensbescherming). In bepaalde situaties gebruiken we echter afbeeldingen op basis van een belangenafweging (artikel 6, lid 1, sub f van de Algemene verordening gegevensbescherming) of op basis van een overeenkomst, bijv. een modelcontract (artikel 6, lid 1, sub b van de Algemene verordening gegevensbescherming).

7. Doorgifte aan andere verwerkingsverantwoordelijken en overdracht aan gegevensverwerkers

Om de bovenstaande doeleinden te bereiken, kunnen wij toegang tot uw persoonsgegevens verlenen aan derden die op basis van een contractuele relatie met KOMPAN relevante diensten verleent, bijv. IT-providers, e-mailproviders en aanbieders van marketingdiensten. Dergelijke dienstverleners verwerken persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met onze instructies in het kader van gesloten overeenkomsten inzake gegevensverwerking.

Daarnaast kunnen uw persoonsgegevens, indien van toepassing, worden gedeeld met andere bedrijven in het KOMPAN-concern.

KOMPAN kan uw persoonsgegevens delen met externe leveranciers, zoals expediteurs, om door u gedane aanvragen/orders van producten, catalogi enz. uit te voeren (artikel 6, lid 1, sub b van de Algemene verordening gegevensbescherming).

Onder bepaalde omstandigheden en in overeenstemming met de wet kan het nodig zijn om gegevens te verstrekken aan de autoriteiten (artikel 6, lid 1, sub c van de Algemene verordening gegevensbescherming). Wij kunnen uw persoonsgegevens ook vrijgeven om onze wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen (artikel 6, lid 1, sub f en artikel 9, lid 2, sub f). Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens ook doorgeven aan externe accountants om te voldoen aan onze controleverplichtingen (artikel 6, lid 1, sub c van de Algemene verordening gegevensbescherming).

Naarmate KOMPAN zich verder ontwikkelt, kan de ondernemingsstructuur veranderen, bijv. in geval van een volledige of gedeeltelijke verkoop van KOMPAN. In het geval van een gedeeltelijke overdracht van activa die persoonsgegevens bevatten, is de grondslag voor de verwerking van de overdracht van persoonsgegevens in de regel artikel 6, lid 1, sub f van de Algemene verordening gegevensbescherming, aangezien KOMPAN een legitiem belang heeft bij de overdracht van delen van haar activa en bij het doorvoeren van commerciële wijzigingen. Bovendien kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan externe dienstverleners (gegevensverwerkers) die KOMPAN bijstaan. In dergelijke gevallen zijn de dienstverleners alleen gerechtigd de persoonsgegevens te verwerken namens KOMPAN en in overeenstemming met de instructies van KOMPAN.

Indien uw persoonsgegevens worden overgedragen aan gegevensverwerkers of gegevensbeheerders die gevestigd zijn in landen buiten de EU/EER die geen passend beschermingsniveau hebben, zal een dergelijke overdracht in principe gebaseerd zijn op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

8. Uw rechten

U hebt recht op toegang tot de persoonsgegevens die wij over u verwerken en opslaan, behoudens bepaalde bij de wet bepaalde uitzonderingen. Daarnaast hebt u het recht om bezwaar te maken tegen het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens, evenals het recht te verzoeken om een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Bovendien hebt u ook het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens zo nodig te corrigeren of te wissen.

Onder bepaalde omstandigheden kunt u ons ook vragen om u de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt in een gestructureerde, algemeen gebruikte en machineleesbare indeling te verstrekken en om dergelijke gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen (gegevensoverdraagbaarheid).

8.1          Toestemming intrekken

U kunt toestemmingen die u ons hebt gegeven te allen tijde intrekken. Als u uw toestemming wilt intrekken, neem dan contact met ons op via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Met betrekking tot nieuwsbrieven en ander elektronisch marketingmateriaal kunt u ook gebruik maken van de "unsubscribe link" in de e-mail of andere communicatie die u van ons ontvangt.

Houd er rekening mee dat de intrekking van uw toestemming niet van invloed is op de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking.

9. Contact opnemen

Als u wilt dat wij de persoonsgegevens die wij over u hebben geregistreerd bijwerken, corrigeren of wissen; of als u toegang wilt tot de persoonsgegevens die wij over u bewaren, of als u vragen hebt over de bovenstaande richtlijnen, kunt u contact met ons opnemen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. U kunt ons ook schrijven op het volgende adres:

KOMPAN BV

Langestraat 37A

6624 AA  Heerewaarden

Nederland

Als u een klacht wilt indienen over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via e-mail of per post, zoals hierboven aangegeven. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens op (+31) – (0)70 – 888 85 00.

Versie 2.0, 01/JUNI/2021 - 2021.